Date : 19981230
Dossier : T-2634-97
| AFFAIRE INTÉRESSANT une demande présentée aux termes de l'article 41 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. (1985), chapitre P-21, en vue d'obtenir la révision par la Cour fédérale du Canada de la décision de refus du Commissaire aux langues officielles de divulguer des dossiers que Don B. Rogers a cherché à obtenir par une demande de communication de renseignements personnels, le 19 septembre 1996, en vertu de la Loi. |
Ottawa (Ontario), le 30 décembre 1998.
EN PRÉSENCE DE : MONSIEUR LE JUGE WETSTON
ENTRE :
DON B. ROGERS,
demandeur,
et
LE COMMISSAIRE AUX LANGUES OFFICIELLES,
défendeur.
ORDONNANCE
La demande est rejetée. Les dépens du demandeur sont fixés à 750 $.
Howard I. Wetston
Juge
Traduction certifiée conforme
Martine Brunet, LL.B.
Date : 19981230
Dossier : T-2634-97
| AFFAIRE INTÉRESSANT une demande présentée aux termes de l'article 41 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. (1985), chapitre P-21, en vue d'obtenir la révision par la Cour fédérale du Canada de la décision de refus du Commissaire aux langues officielles de divulguer des dossiers que Don B. Rogers a cherché à obtenir par une demande de communication de renseignements personnels, le 19 septembre 1996, en vertu de la Loi. |
ENTRE :
DON B. ROGERS,
demandeur,
et
LE COMMISSAIRE AUX LANGUES OFFICIELLES,
défendeur.
MOTIFS DE L'ORDONNANCE
LE JUGE WETSTON
Les faits
[1] Il s'agit d'une demande présentée aux termes de l'article 41 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (Loi) en vue d'obtenir la révision de la décision du Commissaire aux langues officielles de ne pas divulguer deux documents qui ne figurent pas au dossier.
[2] Le 24 mars 1995, le demandeur a déposé une plainte conformément à l'article 91 de la Loi sur les langues officielles (LLO) devant le Commissariat aux langues officielles (CLO). Il contestait la désignation, par le ministère de la Défense nationale (MDN), d'un poste d'officier d'administration AS-02 (poste) au cours d'état-major technique de la Force terrestre, au Collège militaire royal à Kingston (Ontario), comme poste bilingue CCC dont la dotation est impérative.
[3] Le ou vers le 25 juin 1995, M. Gaétan Sanfaçon, enquêteur principal du CLO sur la plainte du demandeur, a téléphoné à ce dernier pour l'aviser que d'après ses conclusions préliminaires, le niveau CCC du poste était justifié, mais que la désignation impérative du poste ne l'était pas et qu'elle devrait être changée en non impérative. Le 31 juillet 1995, le CLO a rédigé la version définitive de son rapport préliminaire. Le 8 août 1995, le rapport a été produit, signé par M. Gilbert Langelier, directeur, division des enquêtes, de l'époque. Le rapport considérait que la désignation, par le MDN, du poste comme poste bilingue CCC dont la dotation est impérative était justifiée et que la plainte n'était pas fondée. Le 24 octobre 1995, le CLO a produit son rapport final, signé par M. David Snook, chef de groupe, direction générale des enquêtes, de l'époque, indiquant que les conclusions de l'enquête étaient que la désignation par le MDN du poste comme poste bilingue CCC dont la dotation est impérative était justifiée et que la plainte n'était pas fondée.
[4] Le 4 décembre 1997, le demandeur a déposé un avis de requête introductive d'instance, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, visant la décision de la Commission de ne pas divulguer deux documents que le demandeur cherchait à obtenir. Le 21 décembre 1995, le demandeur a également intenté une action contre le MDN devant la Section de première instance de la Cour fédérale, contestant la désignation du poste par ce dernier comme poste bilingue dont la dotation est impérative, conformément à l'article 77 de la LLO.
[5] Le demandeur soutient que la Cour doit décider si le défendeur pouvait à bon droit, en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, rejeter sa demande de communication d'un projet de document de travail (le rapport préliminaire), qui ne figurait pas au dossier et qui est à présent détruit, et d'un document (la télécopie) qui, selon les allégations du défendeur, n'existe pas ou peut n'avoir jamais existé et, par conséquent, ne figurait pas non plus au dossier.
[6] Le demandeur soutient que les gestes posés par le personnel du CLO de même que de nombreuses politiques et procédures du CLO minent la crédibilité générale des éléments de preuve du défendeur. Le demandeur s'interroge également sur les raisons pour lesquelles le défendeur a tiré ses conclusions comme il l'a fait et détruit les documents en litige dans la présente affaire.
[7] Le demandeur soutient que, conformément à la règle 81(2), la Cour devrait tirer une conclusion défavorable du fait que le défendeur n'a pas offert une preuve par affidavit de M. Sanfaçon. Le demandeur soutient que les éléments de preuve démontrent que la télécopie du 6 juillet 1995 a bel et bien existé et qu'elle a été soit cachée au demandeur, soit détruite intentionnellement ou négligemment par le défendeur. Le demandeur se fonde notamment sur une note au dossier de M. Sanfaçon pour étayer sa prétention sur ce point.
[8] Le demandeur soutient que les politiques et les procédures invoquées du CLO sont désorganisées, désuètes, vagues et contradictoires, et que cette désorganisation fait en sorte qu'il est difficile d'avoir une idée claire de la loi quant à la question du rapport préliminaire. Par conséquent, il soutient que le rapport préliminaire de M. Sanfaçon aurait pu être officiel quand ce dernier a appelé le demandeur pour l'aviser de son contenu et aurait pu alors être modifié après l'appel téléphonique par le recours à une politique qui autorise une substitution de la personne qui doit signer et approuver le rapport préliminaire.
[9] Le demandeur conteste la pertinence de plusieurs documents qui constituent, selon le défendeur, la politique et les procédures du CLO. Le demandeur soutient que le manuel de procédures du traitement des plaintes n'a pas été conçu aux fins des enquêtes du type de celles fondées sur l'article 91. Le demandeur soutient que le document portant sur les plaintes fondées sur l'article 91 est le bulletin d'orientation relatif aux plaintes sous le régime de l'article 91 de la Loi sur les langues officielles. Il prétend que le document ne s'applique pas à l'enquête sur la plainte qu'il a déposée à l'égard du MDN parce qu'aucune des trois personnes qui y figurent n'a signé le rapport préliminaire et qu'aucune délégation du pouvoir de signature n'est prévue à l'instrument de délégation du CLO. Le demandeur soutient qu'il ne devrait pas être accordé d'importance à la note de service de Michel Robichaud, article 91 : traitement des plaintes, parce qu'elle date de plus d'un mois et demi après l'expiration du délai en cause dans la présente affaire.
[10] Chose plus importante, le demandeur soutient que le défendeur n'a pas établi que le rapport préliminaire n'était pas officiel quand il lui a été transmis le 23 juin 1995. Le demandeur soutient que l'appel téléphonique qu'il a reçu de M. Sanfaçon à cette date était un avis officiel d'une conclusion préliminaire de l'enquête du CLO et il invoque le bulletin d'orientation relatif aux plaintes sous le régime de l'article 91 pour étayer cette prétention. Le demandeur soutient qu'il n'est pas nécessaire, selon le bulletin d'orientation, qu'une autre personne que l'enquêteur du CLO signe le rapport préliminaire pour que ce rapport devienne officiel.
[11] Quoi qu'il en soit, il est allégué que peu importe que le rapport préliminaire qui a été communiqué au demandeur le 23 juin 1995 ait été officiel ou non, le CLO aurait dû conserver au dossier une copie de ce rapport ou de ce projet de rapport et le défendeur n'aurait pas dû le détruire. Le demandeur soutient que le projet était unique car il lui a été transmis sur l'initiative d'un agent du CLO, et que dès que le contenu du projet lui était communiqué, il aurait dû pouvoir en obtenir une copie en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le demandeur soutient que le défendeur n'a pas suivi ses propres directives sur la conservation de l'ensemble des documents au dossier de l'enquête du CLO sur sa plainte.
[12] Le demandeur soutient que les politiques du défendeur prévoient que les documents suivants ne doivent pas être versés au dossier : les doubles, et les projets qui n'ont pas de valeur archivistique ni de valeur légale. Le demandeur soutient que le projet qui lui a été communiqué le 23 juin 1995 n'est pas un double de celui produit en août car il avait été rédigé par un auteur différent et parvenait à une conclusion contraire. Le demandeur soutient que le rapport transmis le 23 juin était de valeur archivistique et légale car il lui a été communiqué. Le demandeur soutient que les directives du Manuel du Conseil du Trésor portant sur l'accès à l'information, qui prévoit que les projets de document, particulièrement ceux qui ont été communiqués à d'autres personnes que leurs auteurs, doivent être conservés au dossier, s'appliquent au CLO.
[13] Le défendeur insiste sur le fait qu'il s'agit en l'espèce d'une instance, prévue à l'article 41 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en révision de la décision du Commissaire aux langues officielles de refuser de produire des documents contenant des renseignements personnels sur le demandeur qui n'existent pas selon le défendeur, conformément à l'article 16 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il soutient que la présente instance n'est pas un contrôle judiciaire des procédures et politiques d'enquête sur les plaintes qu'applique le Commissaire aux langues officielles en vertu de la LLO, aux termes de l'article 18.1 de la Loi sur la Cour fédérale. En l'espèce, le défendeur soutient que la Loi sur l'accès à l'information ainsi que le Manuel du Conseil du Trésor ne s'appliquent pas au CLO. Le défendeur soutient que la Cour doit premièrement être convaincue que le refus du défendeur est autorisé par la Loi sur la protection des renseignements personnels et, deuxièmement, que le défendeur n'avait ni le devoir, ni l'obligation, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de conserver les documents demandés pendant deux ans comme l'exige le règlement pris en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
[14] Le défendeur soutient que la Commission a produit 182 des 185 pages du dossier que le demandeur cherchait à obtenir. Le demandeur ne s'est pas opposé à ne pas recevoir les documents manquants. Le défendeur soutient qu'en vertu de l'article 41, la Cour doit décider si un document refusé, tel qu'il existait, contenait des renseignements personnels qui auraient dû être divulgués au demandeur. Le défendeur soutient que la Cour ne peut pas décider si le projet de rapport préliminaire précédent contenait des renseignements personnels et si ce rapport aurait dû, par conséquent, être conservé au dossier, car elle ne dispose pas de ce document et l'agent de protection de la vie privée n'en disposait pas non plus. Le défendeur soutient que si la Cour ne peut pas tirer de conclusion raisonnable en faveur d'une partie ou de l'autre dans la présente affaire, elle doit rejeter la demande.
[15] Le défendeur soutient également qu'un projet n'a aucune pertinence en soi vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne doit être conservé au dossier pendant deux ans que s'il contient des renseignements personnels concernant un demandeur. Le défendeur cherche à savoir si un projet doit être conservé quand les renseignements personnels qu'il contient sont reproduits de façon identique dans des documents ultérieurs qui sont conservés au dossier. Le défendeur soutient que si les renseignements personnels figurant dans la version préliminaire sont différents de ceux figurant dans la version finale, ou si les renseignements personnels figurant dans le projet ne sont pas reproduits dans les versions subséquentes du document, il y a obligation de les conserver au dossier.
[16] Le défendeur soutient que si le projet de document en cause dans la présente affaire contenait des renseignements personnels différents de ceux figurant dans les documents finaux, le Commissaire serait tenu de conserver la version préliminaire au dossier pendant deux ans. Il est allégué que la plus grande partie des renseignements que contenait le projet de document était une analyse. Le défendeur soutient que le rapport en date du 8 août 1995 ne contenait pratiquement pas de renseignements personnels et que les renseignements personnels qui y figuraient auraient été les mêmes que ceux qui figuraient dans le projet précédent, dont la date était le ou vers le 25 juin 1995. En outre, le défendeur soutient s'être donc acquitté de son obligation, étant donné que les renseignements personnels sur le demandeur figurant dans le document du 25 juin 1995 se trouvent dans les 182 pages de documentation qui avaient déjà été remises à ce dernier.
[17] Le défendeur soutient que M. Sanfaçon, l'enquêteur, n'a pas fourni d'affidavit parce qu'il n'était plus un employé du Commissariat et qu'il n'était donc pas disponible pour en signer un. Par conséquent, l'affidavit de son ancien superviseur, M. Charlebois, qui était toujours un employé, a été fourni.
[18] Le défendeur soutient qu'il est peu probable que la télécopie du 6 juillet 1995 ait jamais existé. Il est allégué que même si ce document a existé, il contiendrait les mêmes renseignements concernant le demandeur que le rapport préliminaire daté du 8 août 1995.
[19] Enfin, il est allégué que le demandeur conteste de façon indirecte les procédures et politiques d'enquête sur les plaintes du CLO adoptées conformément à la LLO. Il est prétendu qu'il s'agit en l'espèce d'une demande présentée aux termes de l'article 41 et non d'une demande de document fondée sur l'alinéa 73b) et l'article 74 de la LLO.
Analyse
[20] Je partage l'avis du défendeur que le Commissaire aux langues officielles est tenu de respecter les politiques du Conseil du Trésor quant à la façon dont les institutions fédérales doivent appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels.
[21] Le rapport préliminaire du 25 juin 1995 n'existe pas. Il a été détruit comme projet de document. Bien qu'aucune preuve précise de sa destruction n'ait été présentée, le défendeur a fourni l'explication suivante :
| [TRADUCTION] Quand l'enquêteur remet un projet à un superviseur pour commentaires ou approbation, il l'attache habituellement au début du dossier à l'aide d'un trombone ou d'un élastique. Les commentaires du superviseur sont écrits sur le projet lui-même et sont acheminés avec le dossier à l'enquêteur. L'enquêteur fait alors les changements au projet qui se trouve dans son ordinateur et le réimprime. Le processus est répété jusqu'à ce que la version finale approuvée du document soit signée. La version signée est toujours conservée au dossier tandis que les versions préliminaires précédentes ne peuvent être ni versées au dossier, ni conservées. |
| [...] Je ne peux pas dire avec certitude que c'est ce qui s'est produit pour le dossier 0511-95-N3, mais je crois qu'il est très probable que ce soit le cas. |
[22] Le défendeur a déclaré que c'est ce qui se produit habituellement et qu'il n'y a aucune raison de penser autrement à l'égard du présent [TRADUCTION] " dossier d'enquête sur la plainte ". La demande de M. Rogers était très large et, à cet égard, on doit avoir à l'esprit ce que prévoit l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels , qui définit les renseignements personnels. Il s'agit évidemment de ce que les agents de protection de la vie privée doivent établir après révision et, en l'espèce, 182 des 185 documents ont été fournis. Les deux documents en litige dans la présente affaire ne figuraient naturellement pas au dossier.
[23] Il y a lieu à présent de s'interroger au sujet de la télécopie inexistante. En termes simples, M. Rogers prétend que la télécopie a existé et qu'elle a été soit retenue à dessein, soit détruite de façon intentionnelle ou négligente. Le demandeur est d'avis que la télécopie n'a pas été envoyée le 6 juillet 1995, mais qu'elle a plutôt été envoyée plus tard, le 25 juillet 1995, quand la version définitive du rapport a été rédigée. La note au dossier n'a jamais été enlevée et le Commissaire à la protection de la vie privée a blâmé la Commission à l'égard de cette procédure qui, à son avis, a laissé croire à M. Rogers, même s'il n'en était rien, qu'un rapport avait été préparé à l'époque et qu'il avait été privé de ses droits prévus à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s'agit, bien sûr, du rapport préliminaire manquant. La conclusion du rapport final, qui a évidemment été fourni au demandeur (8 août 1995), était différente de celle du projet précédent.
[24] Le litige dont la Cour est saisie est donc quelque peu problématique. On demande à la Cour de décider si le rapport préliminaire, comme il aurait existé, contenait des renseignements personnels qui auraient dû être transmis au demandeur.
[25] En l'espèce, il est manifeste que le document illusoire est important car il s'agit de la version finale du projet précédent qui parvenait à une conclusion différente. En outre, il se rapporte à la télécopie car il s'agit de la copie du document qui a été télécopié le 31 juillet et qui aurait donc été joint à la télécopie du 6 juillet.
[26] Le seul document qui peut faire l'objet d'une révision est donc le rapport final, qui contient évidemment des renseignements personnels, mais qui, principalement, analyse la classification et tire une conclusion. Essentiellement, il est allégué que le rapport préliminaire serait semblable au rapport final en ce qui concerne les renseignements personnels mais, manifestement, qu'il contiendrait une conclusion différente.
[27] Cela met la Cour dans une situation quasi intenable. Je ne peux, avec une quelconque certitude, décider si le document contenait des renseignements personnels, quels qu'ils soient. Par conséquent, le mieux que la Cour peut faire est de déduire s'il était probable que les rapports aient été différents en ce qui concerne les renseignements personnels qui y figuraient. De plus, je ne vois aucune raison de ne pas partager l'avis du défendeur selon lequel si les documents contenaient des renseignements personnels différents, la Commission aurait eu l'obligation de conserver le rapport préliminaire au dossier.
[28] M. Rogers a présenté un certain nombre d'arguments quant aux motivations du défendeur auxquels je ne souscris pas. En outre, je ne suis pas convaincu qu'une conclusion défavorable doit être tirée du défaut de M. Sanfaçon de fournir un affidavit plutôt que son superviseur immédiat, M. Charlebois.
[29] En ce qui concerne la télécopie présumée du 6 juillet 1995, je refuse de tirer les conclusions proposées par le demandeur. Je rejette les arguments quant à la destruction intentionnelle de la télécopie présumée car de telles conclusions, sur la foi des éléments de preuve dont je dispose, seraient déraisonnables.
[30] Il n'est pas nécessaire que j'établisse si le rapport préliminaire était officiel quand il a été communiqué à M. Rogers. Compte tenu de la preuve dont je dispose, il paraîtrait raisonnable, vu les faits et les arguments soumis à la Cour, que le défendeur n'était pas tenu de conserver le rapport préliminaire au dossier pendant deux ans conformément au règlement pris en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
[31] Toutefois, la Cour estime qu'il est manifeste qu'un rapport préliminaire ou un projet de rapport contenant des renseignements personnels doive être conservé pendant deux ans, si les renseignements personnels figurant dans un tel document ne sont pas, en grande partie, identiques à ceux que contiennent les versions subséquentes du même document. Inversement, il est évident que si les renseignements personnels sont en grande partie identiques à ceux que contenaient les ébauches, il n'est pas nécessaire de les conserver au dossier. Si les renseignements personnels de la version précédente sont différents de ceux de la version finale, il existe alors une obligation de les conserver. Dans l'affaire dont je suis saisi, je ne vois aucun motif raisonnable de conclure que les renseignements personnels figurant dans le rapport préliminaire, malgré la conclusion différente contenu dans le rapport final, étaient très différents de ceux figurant dans le rapport final daté du 8 août 1995.
[32] Le demandeur a par la suite sollicité l'autorisation de déposer une demande de contrôle judiciaire, s'il y a lieu. Je refuse de l'accorder. Le demandeur peut toujours déposer une requête en prorogation du délai applicable au dépôt d'une demande de contrôle judiciaire s'il le juge approprié.
[33] Par conséquent, la demande est rejetée. Malgré l'issue de la cause et compte tenu de la demande du défendeur dans la présente affaire dont la Cour est saisie pour la première fois, les dépens du défendeur sont fixés à 750 $.
Howard I. Wetston
Juge
Ottawa (Ontario)
Le 30 décembre 1998.
Traduction certifiée conforme
Martine Brunet, LL.B.
COUR FÉDÉRALE DU CANADA
SECTION DE PREMIÈRE INSTANCE
AVOCATS INSCRITS AU DOSSIER
NO DU GREFFE : T-2634-97
| INTITULÉ DE LA CAUSE : DON B. ROGERS c. LE COMMISSAIRE AUX LANGUES OFFICIELLES |
LIEU DE L'AUDIENCE : Toronto (Ontario)
DATE DE L'AUDIENCE : le 18 novembre 1998
MOTIFS DU JUGEMENT EXPOSÉS PAR LE JUGE WETSTON
EN DATE DU : 30 décembre 1998
ONT COMPARU :
M. Don B. Rogers POUR LE DEMANDEUR
M. Daniel Mathieu POUR LE DÉFENDEUR
AVOCATS INSCRITS AU DOSSIER :
Don B. Rogers POUR LE DEMANDEUR
Kingston (Ontario)
Commissariat aux langues officielles POUR LE DÉFENDEUR
Ottawa (Ontario)